Jak napisać list motywacyjny

Mimo tego, że sytuacja na krajowym rynku pracy poprawia się znalezienie dobrej pracy nie jest zadaniem łatwym. Na większość atrakcyjnych ogłoszeń aplikuje spora liczba ludzi. Jak donoszą rekruterzy może to być nawet kilkaset zgłoszeń! Ciężko jest więc wyróżnić się z tłumu i przykuć uwagę potencjalnego pracodawcy. Na szczęście jest to jednak możliwe. Ogromne znaczenie ma to, jak wyglądać będzie nasze podanie o pracę. Powinno zawierać nie tylko przejrzyste i kompletne CV, ale również dobrze zredagowany i ciekawy list motywacyjny. Zawarte w nim informacje powinny zainteresować pracodawcę i przekonać go, że jesteśmy najwłaściwszą osobą na dane stanowisko. Jak napisać list motywacyjny, który spełni te wymagania? Poniższe rady z całą pewnością okażą się pomocne i pomogą w napisaniu odpowiedniego, ciekawego dokumentu.

Czym jest list motywacyjny?

Zacznijmy od samego początku, a więc od tego, czym jest list motywacyjny. Najkrócej mówiąc jest to list objaśniający motywację piszącego, składany przez kandydata na miejsce pracy, starań o awans, podwyżkę itp. Dokument ten jest obok CV wymagany przez większość pracodawców jako warunek przyjęcia do procesu rekrutacyjnego na stanowisko pracy.Jeśli więc rozpoczynamy poszukiwanie pracy musimy wiedzieć jak taki list stworzyć oraz co powinien zawierać. Często bowiem zdarza się tak, że aplikacje, które zawierają tylko CV nie są brane pod uwagę – a tego chcielibyśmy przecież uniknąć.

Dlatego też pamiętajmy o znaczeniu listu – często to właśnie on, nie zaś CV ma wpływ na podjęcie pozytywnej decyzji przez rekrutującego do pracy.  Zwłaszcza w przypadku, gdy pracodawca trafia na kilka atrakcyjnych kandydatur o tym samym poziomie kompetencji i doświadczenia. W takiej sytuacji to właśnie list jest czynnikiem na podstawie którego dokonuje się wyboru. Pozwala bowiem poznać kandydata, jego motywacje oraz mocne strony. Potwierdzają to liczne opinie nie tylko pracodawców, ale również i firm rekrutacyjnych, które właśnie poprzez lektury listów motywacyjnych określają, czy dana osoba ma posiadane na danym stanowisku cechy charakteru i umiejętności.

Z czego składa się list?

Zanim przystąpimy do pisania listu warto dowiedzieć się nieco więcej o tym jak powinien wyglądać oraz co zawierać. Pozwoli nam to trzymać się standardów i stworzyć dokument, który będzie dobrze postrzegany. Poniżej zamieszczamy więc kilka podstawowych informacji dotyczących listów motywacyjnych. Posiadanie tej wiedzy pozwoli uniknąć podstawowych błędów takich jak nieodpowiednia forma lub za duża ilość informacji zawartych w liście.

List motywacyjny to dokument o formalnej wymowie. Dlatego też jego układ powinien spełniać wymagania jakie dotyczą wszystkich pism urzędowych. W prawym górnym rogu zamieśćmy więc datę oraz miejscowość, w lewym swoje dane teleadresowe oraz imię i nazwisko – pozwoli to pracodawcy szybko się z nami skontaktować jeśli podejmie decyzję o spotkaniu lub zaoferowaniu nam zatrudnienia. Coraz częściej obok adresu i telefonu umieszcza się również adres e mail, ponieważ on również często wykorzystywany jest do kontaktu.

Poniżej, po  prawej stronie zamieszczamy dane osobowe adresata.Warto zadbać o to, by nie była to jedynie nazwa firmy, a zwrot do konkretnej, poszukującej pracowników osoby. Świadczyć to będzie nie tylko o naszym szacunku, ale również i o znajomości firmy, do której chcemy dołączyć. Co jak wiadomo może mieć spore znaczenie.

W kolejnej części listu powinna znaleźć się jego treść. Warto zapamiętać, że w tego typu dokumentach raczej nie stosuje się formy wypowiedzi opartej o wstęp, rozwinięcie i zakończenie, lecz 5-7 krótkich, zwięzłych i treściwych akapitów.

Zakończenie listu opatrujemy zwrotem grzecznościowym i podpisem. Warto również pamiętać o zamieszczeniu klauzuli pozwalającej na wykorzystanie naszych danych osobowych w procesie rekrutacji. Polskie prawo sprawia bowiem, że podania, które tej klauzuli nie posiadają, często nie mogą brać w procesie rekrutacyjnym.

Klauzula ta powinna mieć następującą treść:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.)”.

Warto ją zapamiętać i każdorazowo umieszczać na dokumentach aplikacyjnych.

O czym pisać w liście motywacyjnym?

Tyle, jeśli chodzi o formalne zasady i informacje. Te zazwyczaj dobrze znamy wszyscy a mimo to, pisząc list motywacyjny popełniamy sporo błędów sprawiając, że jego treść nie jest atrakcyjna dla pracodawcy. Warto więc wiedzieć o czym warto pisać w liście, a które informacje możemy pominąć, ponieważ nie mają one znaczenia dla pracodawcy a dodatkowo mogą sprawić, że dokument będzie nieczytelny.

Co więc powinno znaleźć się w liście? List motywacyjny, jak sama nazwa wskazuje, sprawdza motywację kandydata. Właśnie dlatego nie powinien być powtórzeniem informacji, które zawarliśmy w CV a dokumentem, który pokaże nas z najlepszej strony oraz przekaże informacje mówiące o tym, dlaczego zależy nam na danej pracy. Unikajmy więc powtarzania się. List jest bowiem miejscem na podkreślenie tego, co nie zmieściło się w życiorysie –  motywacji kandydata, jego największego osiągnięcia, cech charakteru, które mogą okazać się przydatne na danym stanowisku  itd. To również miejsce, w którym możemy przytoczyć przykład, który zapadnie rekruterowi w pamięć. Warto wykorzystać tę możliwości, ponieważ kandydaci, którzy są rozpoznawalni i zapadający w pamięć mają znacznie większe szanse na odniesienie sukcesu. Warto więc napisać list tak, by pozytywnie wyróżniał nas z tłumu setek innych kandydatów. Przy odrobinie wysiłku może to zrobić każdy z nas.

Przykładowy list motywacyjny powinien opisać, jak możesz wykorzystać swoje cechy, aby przynieść korzyści dla pracodawcy. Przedstawmy w nim swoje zalety, mocne strony, osiągnięcia i sukcesy – wszystko to, co może stanowić o naszej atrakcyjności jako pracownika. Jednocześnie jednak, ponieważ musimy przedstawić swoją motywację do podjęcia danej pracy dowiedzmy się jak najwięcej o firmie, do której aplikujemy. Lub, jeśli rekrutacja odbywa się przez jedną z firm, o branży, w której chcemy działać i stanowisku, na które aplikujemy. Pisząc list wykorzystajmy te informacje. Pokaże to pracodawcy lub rekrutowi, że zadaliśmy sobie trud zebrania informacji i naprawdę zależy nam na pracy. Ma to ogromne znaczenie. Częstym błędem jest bowiem wysyłanie tych samych listów motywacyjnych do różnych firm, co więcej podczas aplikowania na różne stanowiska! To poważny błąd, który może znacząco zmniejszyć nasze szanse. Każdy list motywacyjny musi być bowiem pisany pod konkretną firmę i odnosić się do niej oraz stanowiska, które chcemy zająć. W trakcie pisania listu motywacyjnego nie możemy pozwolić sobie na metodę „kopiuj-wklej”.

Jak wygląda dobry list motywacyjny?

Treść jest ważna, ale wygląd dokumentu również. Nie zapominajmy o tym! Dlatego też w poniższym dziale przedstawiamy kilka zasad dotyczących wyglądu dokumentu. Zastosowanie się do nich pozwoli stworzyć list motywacyjny, który będzie spójny i ciekawy a przy tym czytelny.

Przede wszystkim powinniśmy pamiętać, że list nie ma być naszym życiorysem, w którym opiszemy wszystkie, najdrobniejsze nawet szczegóły. Liczy się zwięzłość wypowiedzi. Nie zapominajmy, że osoba rekrutująca pracowników ma zaledwie kilka minut na przejrzenie każdej kandydatury. Unikajmy więc wodolejstwa. Dobry list mieści się na kartce formatu A4. Jeszcze lepszy – wypełnia ją w 3/4. To optymalna długość listu, dlatego też warto się jej trzymać.

Ogromne znaczenie ma to, jaką czcionkę wybierzemy do stworzenia listu. Warto zadbać o to, by nie były to wymyślne litery, które zamiast wyglądać efektownie, tak naprawdę staną się zagadką nie do rozszyfrowania.

Kolejny ważny podpunkt to kolorystyka listu. Coraz więcej osób chce wyróżnić się z tłumu aplikujących nie tylko treścią listu, ale również zastosowaniem kolorowych ozdobników. Czy jest to dobry pomysł? Tak, o ile zastosujemy umiar a list będzie utrzymany w tej samej kolorystyce co CV. A więc, kolorowy margines z najważniejszymi informacjami lub danymi osobowymi jest dobrym pomysłem, który przykuje wzrok. Natomiast jaskrawe różowe lub pomarańczowe tło – niekoniecznie. Podobnie jak napisanie listu  jasnoszarym kolorze, który będzie praktycznie niewidoczny. Postarajmy się więc unikać tego typu błędów. To ważne, bo wbrew pozorom, zdarzają się one wyjątkowo często.

Zainspiruj się

Wszystko w teorii brzmi dobrze. W praktyce jednak często zdarza się tak, że siadając do napisania listu, pomimo zdobycia wiedzy jak to zrobić mamy pustkę w głowie. Trudno jest nam bowiem zastosować zdobyte informacje w praktyce. Dlatego też warto poszukać inspiracji, która pozwoli nam stworzyć list, który spełni nasze oczekiwania i zainteresuje potencjalnego pracodawcę.

Przeszukując internet bez trudu trafimy na niejeden wzór listu motywacyjnego. Warto się z nim zapoznać. Przykładowe listy motywacyjne pozwolą nam bowiem naocznie zobaczyć, jakie powinno być ułożenie tekstu, jakie informacje zawrzeć oraz jak argumentować swoją kandydaturę i przedstawiać ją jako atrakcyjną. Warto zapoznawać się przede wszystkim z przykładami, które dotyczą stanowisk, na które aplikujemy. Dzięki temu będziemy bowiem mieli pewność, że użyte argumenty czy zwroty są trafione. Nie da się ukryć, że aplikowanie na stanowisko przedstawiciela handlowego i wzorowanie się na liście motywacyjnym nauczyciela lub mechanika nie jest dobrym pomysłem. Szukajmy więc inspiracji we wzorach i przykładach związanych z naszą branżą. Z całą pewnością wyjdzie nam to na dobre.

Inspiracja to nie kopiowanie

Warto o tym pamiętać. Bardzo częstym błędem osób, które poszukują wzorów listów motywacyjnych w sieci jest ich bezpośrednie przekopiowanie na swój list. To nigdy się nie udaje. Zdajmy sobie sprawę z tego, że osoba, która rekrutuje pracowników czyta setki podań i listów motywacyjnych skutkiem czego praktycznie od razu rozpoznaje skorzystanie z gotowca. Nie jest to pozytywnie oceniane i nie świadczy najlepiej o motywacji kandydata. Niech więc przykład listu motywacyjnego naprawdę będzie przykładem, nie zaś kalką, która wykorzystamy. Z pewnością wyjdzie nam to na dobre.

Kilka częstych błędów.

Kopiowanie gotowego szablonu to jedynie jeden z wielu popełnianych błędów. Poniżej przedstawimy najczęstsze z nich i podpowiemy czego się wystrzegać. Niektóre z błędów wydają się być oczywiste, a mimo to jednak znajdują się osoby, które je popełniają. Nie bądźmy jedną z nich. Tym bardziej, że uniknięcie popełnienia faux pas nie jest trudne. Wystarczy odrobinę wczuć się w rekrutera i pomyśleć czego on poszukuje w kandydacie.

  • Puste frazesy w liście motywacyjnym. To błąd popełniany nagminnie. Sprawia, że nasz list nic nie wnosi ani nie przekazuje. Staje się jedynie zbiorem pięknych, mądrych i dobrze brzmiących słów, które tak naprawdę nic o nas nie mówią. Warto zdać sobie sprawę z tego, że zwroty pozostawione bez uzasadnienia nie odniosą oczekiwanego skutku. Jeśli nasz list ma być interesujący przytoczmy zdarzenia z twojego życia, które potwierdzają ogólne stwierdzenia, wtedy będzie to trudniej zignorować.
  • Błędy językowe. To również często popełniany błąd, który sprawia, że rekruter może skreślić nas na samym początku. Warto zdać sobie sprawę z tego, że list motywacyjny przekazuje rekruterowi pewne informacje pośrednie o kandydacie dotyczące kompetencji komunikacyjnych czy dokładności, dlatego należy dbać o jego formę. Potoczne zwroty oraz liczne błędy to poważny problem. Warto więc kilkakrotnie sprawdzić co napisaliśmy i pokazać list innej osobie. To znacznie zmniejszy ryzyko pojawienia się rażących błędów. Ma to znaczenie zwłaszcza w sytuacji, w której aplikujemy na stanowisko, które wymagać będzie od nas pisania listów, emaili czy tworzenia dokumentacji.
  • Motywacja „na litość”. W liście motywacyjnym warto być szczerym, nie możemy jednak zapominać o tym, że jest to dokument formalny. Nie wpisujmy więc do listu motywacyjnego informacji ze swojego prywatnego życia. Może to przynieść więcej szkody niż pożytku. Rekrutera naprawdę nie interesuje bowiem fakt, że znajdujemy się w trudnej sytuacji finansowej lub mamy inne problemy.
  • Niepraktyczna forma listu motywacyjnego. Podobnie jak zbytnie eksperymentowanie z kolorystyką czy wyborem czcionki może sprawić, że lektura listu będzie prawdziwą męczarnią, a wiec zostanie przez rekrutera porzucona. Nie warto ryzykować. Lepiej trzymać się utartych schematów, które pozwolą nam na stworzenie listu przejrzystego i czytelnego.
  • Niedostosowanie listu do oferty pracy. To również częsty błąd, zwłaszcza wśród osób, które swoje listy motywacyjne rozsyłają hurtowo bez jakiejkolwiek edycji. Musimy pamiętać, że list motywacyjny powinien być dostosowany do konkretnej oferty pracy. Zwróćmy więc uwagę na opis stanowiska i oczekiwania pracodawcy i podkreślmy te elementy z CV, które są najbardziej zbieżne z wymaganiami. Oczywiście nie chodzi o domalowywanie życiorysu, ale o wyeksponowanie pewnych faktów, które wydają się być istotniejsze z perspektywy firmy. Nie przytaczajmy faktów, które nie mają związku z daną ofertą.

Kilka słów podsumowania

list-motywacyjny

Przykład listu motywacyjnego

Jak więc widać, napisanie listu motywacyjnego tylko z pozoru wydaje się być zadaniem łatwym i szybkim. Tak naprawdę jednak, jeśli zależy nam na tym, by list zainteresował pracodawcę i pomógł nam musimy starannie zaplanować jego tworzenie.
Nie zapominajmy o odpowiedniej formie, czytelnych czcionkach czy odpowiedniej długości listu.
Pamiętajmy o tym, by nie kopiować słowo w słowo internetowych przykładów oraz unikać pustych, nic nie znaczących słów. Nie wysyłajmy też jednego listu hurtem do kilkunastu pracodawców. Dzięki temu dokument, który stworzymy będzie pozytywnie wpływał na nasz wizerunek a tym samym na szanse zdobycia pracy. A na tym przecież zależy większości z nas.

Zastosowanie powyższych rad powinno znacząco ułatwić pracę przy tworzeniu listu motywacyjnego. Liczymy więc, że lektura naszego poradnika była przydatna i pomoże w zdobyciu wymarzonej pracy. Wbrew pozorom, to naprawdę nie musi być trudne. Wystarczy jedynie chcieć i zadbać o wszystkie szczegóły. Co po zdobyciu przekazanych w poradniku informacji nie powinno stanowić problemu.